Trước ngày 1/6 định mệnh và kế hoạch của sự đổ vỡ.

 



Xây dựng kế hoạch là việc làm rất cần thiết cho tất cả mọi người và ai cũng có kế hoạch của mình. Khi tất cả mọi vấn đề đều cần giải pháp làm của riêng thì “kế hoạch” dường như là một thành tố phổ dụng khi ghép từ.

Google đã chỉ ra cho tôi rằng muốn start up thì cần có một ý tưởng, còn tôi thì có nó trước khi bắt đầu tìm kiếm. Và để biến ý tưởng thành một mô hình kinh doanh, tôi cần một bản kế hoạch kinh doanh. Trên internet, tôi dễ dàng tìm thấy và tải về mẫu kế hoạch kinh doanh (business plan) từ nguồn uy tín, có kiểm chứng khi tìm kiếm bằng từ khoá tiếng Anh, dẫn xuất từ các trang nước ngoài với nguồn gốc rõ ràng là tài liệu từ các trường đại học.

Vậy là tôi cần một business plan.

[năm 2007]

Với đam mê khởi nghiệp của lần đầu tiên, tôi dành toàn bộ tâm trí của mình cho bản kế hoạch đó. Suốt ngày nghĩ về nó và thấy vô cùng thích thú với trí tưởng tượng, ý tưởng và những góc nhìn. Có những lúc ngồi viết đến lúc nửa đêm, không tìm thấy ý thì đi ngủ, đang mơ màng thì bật dậy, viết nốt phần còn lại từ những vấn đề nảy sinh và còn dở dang.

[cuối cùng]

Thành quả là hơn 90 trang bao gồm rất nhiều nội dung của bản thảo.

Điều làm cho tôi chợt tỉnh là, sau khi viết bản kế hoạch hơn 90 trang đó, ngay lập tức tôi nhận ra rằng việc làm này gần như là vô nghĩa. Từ ngày tôi bắt đầu viết cho đến lúc tôi kết thúc bản kế hoạch thì mọi thứ dường như đã cần đến sự thay đổi, bởi những vấn đề thay đổi theo thời gian như: nguồn lực tự có, cách suy nghĩ, hướng đi chiến lược, chiến thuật triển khai, ý tưởng khác mới lạ hơn, một case-study (sự nghiên cứu về một trường hợp nào đó) cùng ngành khác....

Vì vậy, tôi cho rằng điều quan trọng là xác định mục tiêu. Còn khi bàn đến kế hoạch? Chỉ cần có kế hoạch vận hành (operation plan). Phải hành động từng bước và thay đổi khi cần thiết, như vậy có hiệu quả và thiết thực hơn khi triển khai.

Sau này tôi mới biết được là có bản kế hoạch kinh doanh trên một trang giấy, gọi là Business model canvas của Alexander Osterwalder.




Từ 90 trang mà tôi đã từng viết, nay chỉ cần gói gọn trong 01 trang.

Có lẽ đây là một trong những cách viết hợp lý nhất khi mọi thứ xung quanh thay đổi và phát triển quá nhanh, trong khi chúng ta chưa kịp nhận ra vì đang mải mê quanh quẩn với những ý tưởng đang thu mình trên những trang giấy.

Tôi nói như vậy là vì khi làm những gì liên quan đến business, liên quan đến ý tưởng và sự sáng tạo trong các phương thức nhằm tìm kiếm sự khác biệt, thì ngay khi bạn đang hí hửng với ý tưởng mới vừa chợt nghĩ ra, đâu đó người ta đã triển khai nó rồi, ngay xung quanh bạn. Còn xa hơn ở các địa điểm khác nhau trên bản đồ thế giới, đã có sự xuất hiện những thế hệ kế tiếp về những mô hình mà bạn đang phác thảo trong suy nghĩ của mình. Xu hướng, sự phát triển của công nghệ, thời gian và sự trì hoãn Akrasia* đã ruồng bỏ gần như mọi kế hoạch mà bạn đang ấp ủ, dự định trong đầu. Trừ khi bạn đưa chúng vào hành động thực tế.

Những lúc đi tham dự các sự kiện kết nối cộng đồng, tần suất về từ kế hoạch xuất hiện dày đặc hơn khi chúng tôi hỏi về tình hình dự án và công việc của nhau.

Tôi không hiểu tại sao người ta vẫn luôn nói về vấn đề đó như một mô thức mặc định, dù tôi đồng ý rằng khi còn tồn tại dòng thời gian (timeline) chúng ta sẽ cần một kế hoạch cho hiện tại. Chúng ta dường như không còn một sự lựa chọn nào khác cho việc phác thảo những hình dung.

Công ty chúng tôi là công ty startup công nghệ nhỏ và chúng tôi cũng cần phải có những bản kế hoạch. Nhưng hỡi ôi, trong suốt quá trình làm việc bao nhiêu năm của mình, mọi tình huống xảy ra không bao giờ đúng với các kế hoạch.

Hoàn toàn không!

Tôi tự hỏi mình xây dựng bản kế hoạch ra để làm gì, vì sau khi làm xong có bao giờ chúng ta để mắt đến? Thậm chí viết bản business model canvas chỉ trên 01 trang giấy.

Sau một thời gian dài kiểm chứng, tôi chỉ còn lại một mình với câu hỏi “ Bản kế hoạch không bao giờ có tác dụng, nó chỉ đáng bị vứt vào sọt rác, không hiểu sao chúng ta vẫn phải viết nó ra?”

Nhưng tôi vẫn phải.

Vì khi thực hiện chúng ta lại cần phải có kế hoạch: Kế hoạch vận hành (operation plan), kế hoạch hành động (action plan).

Hoàng Kha là người phụ trách về mặt kỹ thuật trong công ty và vì nhỏ nên chúng tôi không có đủ người để chuyên trách ở mỗi bộ phận, vì thế Hoàng Kha đảm nhiệm khá nhiều vai trò trong qui trình phát triển và vận hành sản phẩm công nghê. Hoàng Kha là một kiến trúc sư kỹ thuật (Technical Architect), anh ta là một người giỏi giang, am hiểu công nghệ và xây dựng hệ thống cấu trúc dữ liệu đủ logic nhằm đảm bảo được lưu lượng người dùng đồng bộ. Tuy là người có tư duy logic cao nhưng về mặt quản lý còn nhiều hạn chế và timecode (mã thời gian) luôn là một vấn đề mà anh ta gặp phải.

Hoàng Kha thường trễ deadline khi anh ta đưa ra cho chúng tôi, đội marketing sản phẩm trên cùng một chiến tuyến, những cột mốc:


  • Ngày mai tôi sẽ deploy tính năng trên bản thử.

  • Tuần sau tôi sẽ làm xong phần này.

  • Cuối tháng này tôi sẽ xong.

  • Đầu tháng tôi sẽ xong phần anh yêu cầu

  • Tôi sẽ làm xong trong tuần này.

  • Đảm bảo cuối tuần sẽ xong...

Than ôi, tất cả những cột mốc đó đều nằm trong một vùng nhớ không được phân loại trong ký ức của não bộ. Tôi mô phỏng bộ nhớ của não bộ theo vùng nhớ, gồm các ô (cell) nằm sâu trong tiềm thức. Các vùng nhớ (memmory area) sẽ chứa các ô nhớ, được phân loại theo chuyên mục trong suốt quá trình thu thập dữ liệu của não bộ. Nếu bạn không “input” thông tin cụ thể và khoa học, việc “out put" dữ kiện là vô cùng khó khăn khi bạn chẳng còn nhớ / chẳng để ý đến vấn đề mình cần giải quyết. Hãy tưởng tượng, vũ trụ này là một trường không gian thì chiếc đồng hồ với định mức 24 tiếng phân định đêm và ngày cũng chỉ là hệ qui chiếu tương đối. Khi mà ánh sáng mặt trời che khuất nửa kia của trái đất, thì ở đây bạn gọi nó là ban ngày. Cùng thời điểm, ở cách đó nửa vòng xoay thì bầu trời tối đen như một sự lãng quên trong im lặng.

Để giải quyết vấn đề đó, chúng tôi quyết định phải xây dựng kế hoạch vận hành và làm việc thực tế hơn, cụ thể hơn.

Sau khi rút kinh nghiệm từ những câu chuyện ngày xưa, thì nay chúng tôi đã nghiên cứu và biết cách đổi mới phát triển. Ngày xưa tôi viết business plan hơn chín mươi trang, ngày nay chỉ một.

Bỏ qua tất cả những kiến thức quản trị đã cũ, chúng tôi tìm tòi và học hỏi những qui trình mới.

Chúng tôi áp dụng khung làm việc linh hoạt (agile framework) hay còn gọi là quản trị qui trình linh hoạt (Agile process management) trong việc phát triển và kiểm thử sản phẩm công nghệ với các phần mềm hỗ trợ như trello, drobox, slack, google for business.




Nếu các bạn đang làm quản lý dự án cho các marketing agency thì nên áp dụng “mô hình” này vì thực chất đây là một khung làm việc, có độ ứng biến cao với sự thay đổi của khách hàng khi đa phần họ là những người làm việc theo cảm xúc và thiếu kĩ năng chuyên môn cũng như thiếu nguồn lực thực hiện từ nội bộ tổ chức. Điều này là quá rõ ràng, vì có như thế họ mới phải nhờ đến agency của các bạn. Vì thế, tôi cũng áp dụng framework này cho nhóm làm việc marketing của công ty.

Hoàng Kha được đề cử làm Project Manager vì đó là người có chuyên môn giỏi nhất cũng như có kinh nghiệm nhiều nhất trong nhóm. Một trong những việc anh ta phải làm là thiết lập “một ngày tận thế”, chúng tôi nói đùa về deadline (hạn cuối cùng).

Theo bản kế hoạch, chúng tôi cần xác định deadline và tôi nói với anh ta rằng, tôi cần một con số.

Hôm sau khi theo dõi lịch trình thì thấy anh ta đề mục deadline là: “Trước ngày 1/6”.

Tôi gọi anh ta đến và cùng bàn luận.

“Em đặt thời hạn là “ Trước ngày 1/6”, anh chắc chắn em sẽ không hoàn thành được vào trước ngày 1/6, em có muốn cá cược hay không?”. Tôi nói.

- Không, nhưng em sẽ cố gắng hoàn thành trước ngày 1/6.

Hôm nay là ngày 23/5, em đặt deadline là “trước ngày 1/6” tức là sẽ hoàn thành vào ngày 28/5 ?

- Không được, còn nhiều thứ chưa xong, nhưng em sẽ hoàn thành trước ngày 1/6”

“29/5 là ngày trước ngày 1/6”. Tôi tiếp tục.

Không… vậy thì em sẽ cố gắng hoàn thành vào ngày 1/6.

Anh ta quay trở về với chiếc máy tính của mình.

[chín ngày sau]

Chúng tôi đã gặp được deadline của mình. Tuy nhiên vẫn chưa xong hẳn. vẫn còn lỗi cần được sửa chữa. Khi làm việc với nhóm kỹ thuật, vấn đề trễ deadline không có gì là quá lạ lẫm.

không ai đảm bảo rằng, sau 1/6 anh ta sẽ không trễ deadline nữa, nhưng vào ngày 1/6 anh ta đã làm được. Tôi nói với anh ta đó là ngày 1/6 định mệnh. Vì nếu lúc đầu không tái lập mốc thời gian một cách xác định cụ thể thì không biết đến bao giờ anh ta mới hoàn thành?

Từ đó anh ta và nhóm của mình đã biết xác định thời gian và trung thành với những con số xác định cụ thể. Vì vậy, các công đoạn có sự tiến triển tốt hơn trong qui trình làm việc. Họ ý thức được rằng khi một việc nhỏ bị trễ deadline, sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ qui trình, toàn bộ kế hoạch thực hiện.

Việc thiết lập mốc thời gian cụ thể khi xây dựng kế hoạch giúp cho họ có ý thức và sự cảnh giác về tiến trình, chia nhỏ các vấn đề và hoàn thành công việc tổng thể theo được “một ngày tận thế”.

 

/ https://www.facebook.com/hungkaka.mindism/